普法时刻丨用人单位未妥善保管员工档案，是否需要承担赔偿责任

人事档案是记载个人人生轨迹的重要依据，是个人的身份、学历、资历等方面的重要证明材料，概括反映人员全貌。如果用人单位管理不慎导致员工档案丢失，需要承担赔偿责任吗？西安碑林法院受理了这样一起案件：

【基本案情】

原告李某于1997年12月至2000年12月服兵役，2004年4月，李某退伍转业至陕西某公司，双方签订了劳动合同。2014年9月，李某向陕西某公司提交辞职申请，双方解除劳动合同关系。陕西某公司在李某工作期间依法为李某缴纳养老保险。李某起诉称其转业后，档案一直在陕西某公司处保管，离职后陕西某公司未向其移交档案，并称档案已经丢失，致使其服役期间建立的退役养老保险年限无法合并计算，离职后无法再缴纳养老保险，退休后无法享受养老保险待遇，故要求陕西某公司赔偿其养老保险缴费、退休后养老保险待遇共计33万元。案件审理过程中，陕西某公司出具情况说明，称其公司于2023年5月在库房中找到了李某的档案，工作人员曾联系李某前来接收档案但李某拒绝。

原告李某认为：多年来陕西某公司一直声称档案已经丢失，也从未给其办理档案丢失证明，如今一起诉，档案就找到了，无法确认档案的真实性及完整性，不同意直接前往陕西某公司接收档案。

被告陕西某公司认为：个人档案的主要作用在于办理退休手续使用，李某未达退休年龄，不存在影响养老金待遇问题；档案不会影响养老保险缴纳，李某离职后继续以灵活就业者身份缴纳社保；公司多次通知李某领取档案材料，李某怠于领取，可见李某并不急于解决档案问题，该问题对其并未造成现实损害结果。

【裁判结果】

法院经审理认定，人事档案的价值在于其记载的信息而非档案本身，自然人的档案是否丢失，会对劳动者的就业以及办理退休产生一定的影响，但与继续缴纳养老保险无必然因果关系。劳动者可在档案丢失后按照法律规定补办档案，或者寻找新的工作单位参加社会劳动并取得劳动报酬。李某未达退休年纪，档案问题是否会对其办理退休产生影响尚未可知，损失金额亦无法确认，故李某主张赔偿养老保险缴费、退休后养老保险待遇共计33万元，依据不足。但，自李某于2014年离职至提起诉讼期间，陕西某公司未妥善保管档案，未及时向李某移交档案，亦未积极与李某协商档案寻找及补办事宜，对李某的工作就业、日常生活造成一定程度的不利影响及损失。故综合李某的工作时间、陕西某公司后续补救措施、当事人过错程度等因素，酌定陕西某公司一次性赔偿李某损失30000元。认为双方应友好协商，互相配合，共同努力为李某办理档案资料确认、移交等手续。

被告陕西某公司不服提起上诉，二审判决维持原判。

【案例分析】

用人单位应当依法保护档案,不得涂改、伪造、损毁、丢失档案，负有维护档案的真实、完整与安全的义务。个人人事档案是职工工作能力、工作情况、工作时间等事项的综合表现，具有集合职工名誉权、身份权等人格权利属性的内容，事关职工再就业的情况考察、工龄认定及保险缴纳。用人单位未妥善保管员工档案，会对员工工作就业、日常生活造成一定程度的不利影响，应承担相应的赔偿责任。

关联法条：

《中华人民共和国民法典》第三条：“民事主体的人身权利、财产权利以及其他合法权益受法律保护，任何组织或者个人不得侵犯。”

《中华人民共和国民法典》第一千一百六十五条第一款：“行为人因过错侵害他人民事权益造成损害的，应当承担侵权责任。”

【法官说法】

人事档案制度是我国人事管理的重要制度，在此，法官提醒大家：在转移人事、劳动等关系时，要密切关注档案流转信息，确保档案转入相关部门妥善保管；如发现档案丢失，应及时与用人单位、人才交流市场等相关部门沟通、查找，确认丢失后，及时办理档案补办手续。

同时，负责保管档案的各用人单位，要审慎、妥善保管人员档案，完善档案管理规章制度，严格履行档案流转的相应程序，避免产生纠纷引发赔偿事宜。

来源：西安碑林法院

编辑：刘一笑

审核：姚启明